組織テンプレート機能を利用する
社内ポータルを使った全社の情報共有が始まると、営業部門や開発部門などの組織単位でもポータルを利用したいという要望が上がってくることが多いです。要望が上がる前に、各部門のサイト担当者がそれぞれにSharePointサイトを作成してしまうことも多く、デザインが全く統一されていないサイトが乱立してしまい、結果として情報が見つけにくくなり時間がかかってしまうという課題に直面する場合があります。
InSiteには作成したSharePointサイトをテンプレートとして登録することができます。これを利用することで、「事業部ポータル」「部門ポータル」などの複数のチームサイトをスピーディーに「 複製 」「 展開 」することが出来るようになります。
InSite管理画面ではポータル、文書管理、ヘルプデスクサイトの3つ、或いはご契約内容によってはいずれかがが表示されています。これらに加えて、InSite全体管理者が自社オリジナルの組織テンプレートを追加している場合は、それらのテンプレートが表示されます。
※組織テンプレート機能は「InSiteポータル」のご契約が必要となります。InSite管理サイトに組織テンプレートが表示されていない場合は、社内のInSite全体管理者に確認してください。
組織テンプレートを選択
InSite管理画面から［＋新しいサイトを作成する］をクリックして社内ポータルサイト作成画面に進みます。
「社内ポータルを作成する」、と同じステップでサイトの作成を進めます。
サイトレイアウト選択画面には、既定で用意されている「ポータル」「文書管理」「ヘルプデスク」に加えて、自社オリジナルの組織テンプレートが表示されています。前述のとおり、組織テンプレートは社内のInSite全体管理者が登録しますので、表示されていない場合はInSite全体管理者に確認してください。
ここでは、いくつか登録された組織テンプレートの中から「ABC株式会社 部門ポータル」を選択して［次へ］をクリックします。
以下を入力・設定してから「作成」をクリックします。
●サイトの説明
●サイトロゴと説明
サイトが作成されるまで15分程度かかります。完了するまでお待ちください。完了したら［サイトへ移動］をクリックして、社内ポータルサイトが表示されることを確認します。設定した内容を変更したい場合は「詳細設定」をクリックします。作成したサイトは、メニューの「サイトを変更する」に一覧表示されます。
「サイトへ移動」して、テンプレートを元に新しい部門ポータルサイトを完成させましょう。
ヒーロー画像や、ブログ、イベントに、営業部門で情報共有したい内容を入力した以下のサンプルサイトを参考にしてください。
